Praxismarketing und Patientenkommunikation, Teil 12: Etwas Organisation muss sein – die Stellenbeschreibung

Rund 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in der Uniklinik Würzburg. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, braucht es klare unternehmerische Strukturen. Organigramm und Stellenbeschreibungen bilden hierfür die Grundlagen.

Unabhängig davon, ob Sie sich als Mediziner für eine Anstellung oder für eine eigene Praxis entscheiden: Mit Administrations- und Organisationsaspekten werden Sie immer wieder zu tun haben. Ein besonderes Augenmerk verdient die sogenannte Aufbau- und Ablauforganisation, allen voran das Organigramm und die Stellenbeschreibung.

Wer macht was?

Grafisch strukturierte Organigramme haben Sie sicherlich schon gesehen, sei es jene einer Administration oder eines Privatunternehmens, aber auch Ihre (ehemalige) Hochschule verfügt über ein solches. Ziel eines Organigramms ist die klare Darstellung der Aufgaben sowie deren Hierarchie zueinander – beispielsweise Finanzdirektion, administrative Direktion und medizinische Direktion in einem Krankenhaus. Bei einem Bewerbungsgespräch hilft Ihnen das Organigramm, sich ein Bild der Komplexität des Unternehmens zu machen, und es führt Ihnen vor Augen, wo genau Sie sich einfügen werden. Wer wird Ihr direkter Vorgesetzter sein? Wer der Chef der Abteilung? Und wer ist der Big Boss?

Für niedergelassene Ärzte kann ein Organigramm dann Sinn machen, wenn in der Praxis mehr als drei oder vier Mitarbeiter tätig sind. Schon das Aufschreiben aller Arbeiten, die in einer Praxis zu erledigen sind, führt einem sowohl die Diversität als auch die Menge der Aufgaben vor Augen. Diese Übersicht erleichtert in Folge auch die Zuteilung der Jobs: Wer macht was? Welche/r Mitarbeiter/innen kümmern sich um welche Aufgaben? Viele Praxisinhaber haben das Gefühl, sie müssten sich als Chef um alles selbst kümmern. Der Schlüssel zu unternehmerischem Erfolg liegt jedoch auch darin, Aufgaben zu delegieren und sich als Spezialist auf die Tätigkeiten zu fokussieren, in denen man über eine besonders hohe Kompetenz verfügt.

Und wer macht was – ganz konkret?

Mit dem Organigramm als Grundlage definieren die Arbeitsplatzbeschreibungen die Aufgaben und Ziele, Kompetenzen und Pflichten einer Stelle. Übergeordnete Ziele sind dabei eine klare Umschreibung der Kompetenzen sowie das Vermeiden von Dopplungen bei der Aufgabenverteilung – Probleme, die auch in einer Kleinpraxis vorkommen können.

Im Internet findet man eine Vielzahl an Vorlagen für die Erstellung einer Stellenbeschreibung. Wichtig sind folgende Aspekte:

• Die Aufgaben müssen so genau und umfassend wie nur möglich zusammengetragen und beschrieben werden, lieber zu viel als zu wenig. Sie sind außerdem nach Prioritäten zu unterteilen: Haupt- bzw. Kernaufgaben, Nebenaufgaben sowie ergänzende Aufgaben. Oder anders formuliert: Was muss unbedingt erledigt werden? Was sollte wenn möglich erledigt werden? Und was könnte eventuell erledigt werden, wenn dafür Zeit ist?
• Aufgaben sind Pflichten, und wer Pflichten hat, sollte auch über die entsprechenden Kompetenzen verfügen, um diese selbständig erledigen zu können. Dies ist gerade in der Medizin, in der die Hierarchien in der Regel klar definiert sind, nicht immer allen wirklich bewusst. Chef sein bedeutet, Verantwortungen delegieren zu können.
• Um Probleme zu vermeiden, sollten auch die Stellvertretungen genauestens geregelt sein. Wer übernimmt die entsprechenden Aufgaben, wenn jemand in den Urlaub fährt oder krankheitshalber ausfällt? Und für welche andere Stelle ist man verantwortlich, wenn ein Kollege oder eine Kollegin abwesend ist?

Also, egal ob selbstständiger Mediziner oder Arzt im Angestelltenverhältnis: Es kann durchaus sinnvoll sein, sich etwas bewusster als bisher mit administrativen und organisatorischen Fragestellungen auseinander zu setzen. Denn je genauer die organisatorischen Aspekte geklärt sind, umso reibungsloser kann es danach laufen.